Conditions générales de vente
En vigueur au 02/01/2026
Application SaaS de gestion de notes de frais
1. Objet et champ d’application
Les présentes Conditions Générales de Vente (ci-après les « CGV ») ont pour objet de définir les conditions dans lesquelles Softeos (ci-après le « Prestataire ») met à disposition de ses clients professionnels (ci-après le « Client ») une application web de gestion de notes de frais (Hivespent) accessible en mode SaaS (ci-après le « Service »).
Les CGV s’appliquent exclusivement aux clients professionnels, au sens du droit français.
Toute utilisation du Service implique l’acceptation sans réserve des présentes CGV.
2. Description du Service
Le Service permet aux utilisateurs du Client de :
- créer, modifier et soumettre des notes de frais,
- valider ou refuser des notes de frais d’autres utilisateurs,
- inviter de nouveaux utilisateurs,
- exporter les données au format CSV.
Le Prestataire fournit un outil technique de gestion.
Le Service n’a aucune valeur comptable, fiscale ou juridique et ne constitue ni un service de conseil, ni un outil de contrôle de conformité.
3. Accès au Service et création de compte
L’accès au Service nécessite la création d’un compte.
Le Client est responsable :
- des informations fournies lors de la création du compte,
- de la confidentialité de ses identifiants,
- de toute utilisation du Service effectuée via son compte.
Le Prestataire ne saurait être tenu responsable de toute utilisation frauduleuse ou non autorisée du compte du Client.
4. Utilisateurs
Chaque utilisateur agit au nom et pour le compte du Client.
Le Client est seul responsable :
- des actions réalisées par ses utilisateurs,
- des invitations envoyées,
- de la gestion des accès et suppressions.
Toute action effectuée depuis un compte utilisateur est réputée avoir été effectuée par le Client.
5. Gestion des notes de frais
Le Prestataire n’intervient en aucun cas dans :
- la validation ou le refus des notes de frais,
- l’exactitude des informations saisies,
- la conformité fiscale, sociale ou comptable des notes de frais.
Les décisions de validation ou de refus relèvent exclusivement de l’organisation du Client.
Le Prestataire ne saurait être tenu responsable des litiges internes, erreurs, refus, retards ou conséquences financières liés aux notes de frais.
6. Conditions financières
6.1 Modèle freemium
Le Service est proposé selon un modèle freemium, avec des fonctionnalités gratuites et des fonctionnalités payantes accessibles via un abonnement.
6.2 Abonnement et facturation
Le Service est proposé selon deux formules d’abonnement :
- 5,50 € HT par utilisateur et par mois, sans engagement ;
- 4,40 € HT par utilisateur et par mois, avec un engagement ferme d’une durée d’un (1) an.
La facturation intervient mensuellement, en fin de mois, sur la base du nombre d’utilisateurs disposant d’un accès actif au Service au dernier jour du mois concerné.
Tout utilisateur ayant quitté l’organisation ou dont l’accès a été supprimé avant la fin du mois ne sera pas comptabilisé dans la facturation du mois concerné.
L’engagement annuel ne peut être résilié avant son terme, sauf disposition légale contraire.
6.3 Paiement
Le paiement est effectué via le prestataire de paiement Stripe.
Le Client accepte les conditions générales de Stripe.
Tout défaut de paiement autorise le Prestataire à suspendre l’accès au Service sans préavis.
6.4 Contestation
Toute contestation de facture doit être formulée par écrit dans un délai de quinze (15) jours suivant son émission.
Passé ce délai, la facture est réputée acceptée.
Aucun remboursement ne sera effectué, y compris en cas de résiliation anticipée.
7. Obligations du Client
Le Client s’engage à :
- utiliser le Service conformément aux lois et règlements en vigueur,
- fournir des données exactes, complètes et licites,
- assurer la sécurité et la confidentialité des accès de ses utilisateurs.
8. Propriété intellectuelle
Le Prestataire demeure titulaire de l’ensemble des droits de propriété intellectuelle relatifs au Service, au logiciel, à l’interface et à la documentation.
Les données saisies par le Client demeurent la propriété du Client.
Aucune cession de droits n’est consentie au titre des présentes CGV.
9. Données personnelles
Dans le cadre de l’utilisation du Service, le Prestataire est amené à traiter des données personnelles pour le compte du Client.
Les conditions de traitement des données personnelles sont définies dans les Conditions Générales d’Utilisation (CGU) accessibles sur le site du Prestataire.
10. Responsabilité
Le Prestataire est tenu à une obligation de moyens.
Sa responsabilité ne saurait être engagée en cas :
- d’erreurs de saisie,
- de décisions internes du Client,
- de pertes de données non imputables à une faute prouvée du Prestataire,
- de dommages indirects, notamment pertes financières, pertes de données ou préjudice commercial.
En tout état de cause, la responsabilité du Prestataire est limitée au montant hors taxes payé par le Client au cours des douze (12) derniers mois.
11. Suspension et résiliation
Le Prestataire se réserve le droit de suspendre ou de résilier l’accès au Service en cas :
- de non-paiement,
- d’usage abusif ou frauduleux,
- de violation des présentes CGV.
En cas de résiliation, les données du Client pourront être supprimées à l’issue d’un délai de trente (30) jours.
12. Évolution du Service et des CGV
Le Prestataire se réserve le droit de faire évoluer le Service et les présentes CGV.
Les nouvelles CGV seront applicables après notification au Client.
13. Droit applicable et juridiction compétente
Les présentes CGV sont soumises au droit français.
Tout litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution relève de la compétence exclusive des tribunaux du ressort du siège social du Prestataire.